El gris es un color que quieres evitar

En la gestión de proyectos, el dorso y el blanco son tus amigos; el gris turbio no lo es. Como gerente de proyecto, desea tratar con información clara y verificada, no con suposiciones. Cuando se hacen suposiciones y no se validan, se cometen errores, los plazos se retrasan y los proyectos fracasan.

Las suposiciones son cosas peligrosas de hacer, y como todas las cosas peligrosas de hacer (bombas, por ejemplo, o pastel de fresas), si comete el más mínimo error, puede encontrarse en un problema terrible. Hacer suposiciones simplemente significa creer que las cosas son de cierta manera con poca o ninguna evidencia que demuestre que estás en lo correcto, y puedes ver de inmediato cómo esto puede conducir a problemas terribles. Por ejemplo, una mañana puede despertarse y suponer que su cama está en el mismo lugar que siempre, aunque no tenga pruebas reales de que así sea. Pero cuando te levantaste de la cama, podrías descubrir que había flotado hacia el mar, y ahora estarías en un problema terrible debido a la suposición incorrecta que habías hecho. Puedes ver que es mejor no hacer demasiadas suposiciones, particularmente en la mañana”.

-Lemony Snicket,
La academia austera

Como Lemony Snicket de Una serie de eventos desafortunados estados, las suposiciones son peligrosas. Rara vez basadas en hechos, las suposiciones se basan en una perspectiva personal, no en la realidad. Imagine cómo esto puede afectar su capacidad para administrar un equipo si usted y otros hacen suposiciones con respecto a algo tan integral como la finalización de una tarea. 

El Método del éxito del proyecto utiliza administradores de actividades para garantizar que todas las tareas se realicen. Durante la sesión de planificación de cualquier proyecto, es importante crear una estructura de desglose del trabajo: una lista de todas las actividades del proyecto de todo lo que su equipo puede pensar en este momento. En el momento es importante aquí porque es raro que incluso los mejores equipos capten cada una de las tareas que deben completarse al comienzo de un proyecto. Las actividades no estarán en ningún orden en particular, ya que la secuencia aún no se habrá llevado a cabo. Tampoco tendrán necesariamente un propietario o una duración. Literalmente será sólo una lista de actividades.

Sin embargo, estas tareas no pueden quedarse sin dueño. Cada tarea debe tener asignado un propietario, es decir, un administrador de actividades. una persona por actividad. El administrador de la actividad se compromete a asegurarse de que se haga el trabajo. Esta es la persona que mira al director del proyecto y dice: “Esa es mi tarea. Me aseguraré de que suceda. Esto no significa que hayan aceptado hacer el trabajo físico ellos mismos, solo que aceptan ser el único punto de contacto con respecto a la actividad. El concepto de punto único de contacto es muy importante, ya que reduce la confusión y agrega claridad sobre quién es el propietario de la tarea.

En el trabajo de proyectos, el blanco y el negro son tus amigos, el gris es tu enemigo. Cualquier cosa gris y ambigua se usará en su contra en el tribunal de gestión de proyectos. Las suposiciones crean expectativas construidas sobre nada más que lo que Usted pensar es la realidad, no lo que realmente is realidad. La gestión de proyectos exitosa no opera en gris: el blanco y negro son fundamentales para su éxito. Cualquier cosa gris y ambigua se usará en su contra en el tribunal de gestión de proyectos.