Para una comunicación eficaz El tono (¡sorpresa!) es lo más importante: 5 estrategias para la eficacia

Usted sabe que la comunicación es crítica para su credibilidad y efectividad, pero como muchas cosas en los últimos años, su importancia se ha elevado y su naturaleza ha cambiado. Con el trabajo híbrido y remoto, la distancia crea la necesidad de comunicarse de nuevas formas y con mayor énfasis en la escritura y los enfoques asincrónicos.

Curiosamente, la comunicación contribuye a la salud mental, inclusión, confianza, retención y cultura. Y destaca un elemento de la comunicación: el tono. La forma en que se enmarca su mensaje y cómo lo perciben los destinatarios puede marcar la diferencia en su éxito y el de ellos.

La comunicación reduce la distancia

Nuevas oportunidades para trabajar fuera de la oficina, desde lugares remotos ya la distancia han destacado los impactos de la comunicación. Según nuevos datos de Grammarly y la encuesta de Harris, el 82% de los trabajadores del conocimiento dicen que trabajar de forma remota aumenta la necesidad de ser un mejor comunicador.

Además, las personas luchan por mantenerse conectadas con sus colegas y el 45 % de los empleados dice que sus conexiones personales han sufrido debido al trabajo híbrido. Esta experiencia varía según la generación, con el 59 % de la Generación Z, el 48 % de los Millennials, el 45 % de la Generación X y el 28 % de los Baby Boomers diciendo lo mismo.

El 62% de los trabajadores dice que se necesitan mejores habilidades de comunicación para fomentar la diversidad y la inclusión. Esto es especialmente cierto para el 75 % de los trabajadores que se identifican como neurodivergentes, quienes informan que la comunicación ineficaz es una barrera para la inclusión, mientras que solo el 64 % de los encuestados neurotípicos están de acuerdo. Y el 77% de aquellos para quienes el inglés es un segundo idioma (ESL) informan que la comunicación ineficaz es una barrera en comparación con el 68% de aquellos para quienes el inglés es su idioma principal.

Pero una excelente comunicación también genera una experiencia laboral positiva: el 52 % de los trabajadores afirma que la comunicación asincrónica hace que su trabajo sea más flexible, el 42 % informa que son más productivos y el 34 % afirma tener una mayor sensación de inclusión. Además, la comunicación efectiva es vista como la razón de una mayor satisfacción con el trabajo para el 56 % de los encuestados y una mejora en las relaciones con los colegas para el 54 %.

Tono y Confianza

Hay muchos factores en la comunicación efectiva, desde el contenido y el tono hasta la empatía, el modo y la plataforma, pero el tono parece ser especialmente crítico. De hecho, el 53% de los trabajadores del conocimiento dicen que el tono es más importante que el contenido de la comunicación. Pero el 71% tiene dificultad para elegir las palabras correctas para evitar ofender a los demás y el 56% se siente inseguro de encontrar el tono correcto para su comunicación.

El tono tiene una influencia significativa en lo bien que las personas trabajan juntas. Si la comunicación tiene un tono positivo,

• 62% responde más rápido
• 57% son más receptivos a futuras solicitudes
• El 48% aborda la inquietud o hace el trabajo con una mayor calidad.
• Y el 59% percibe al remitente de forma más positiva

Para aquellos que están en diferentes oficinas dentro de los EE. UU., o en diferentes oficinas fuera de los EE. UU. o que son totalmente remotos, cada uno de estos porcentajes aumenta entre el 3 % y el 11 %.

Creando el tono correcto

Encontrar el tono adecuado es un proceso delicado y una fina combinación de varios elementos de comunicación. Aquí le mostramos cómo lograr el equilibrio correcto.

#1 – Sea profesional pero amigable

Una de las primeras formas de encontrar el tono correcto es ser profesional, pero también amigable. Deberá perfeccionar este enfoque para su cultura y su función, pero en general, las personas aprecian un saludo en lugar de sumergirse directamente en su contenido. Y un comentario como “Espero que estés bien” o un breve reconocimiento del clima o la estación puede proporcionar una pista positiva para un intercambio de negocios.

Querrás ser breve, y especialmente usar estas tácticas en un primer mensaje abriendo un asunto. Pero luego querrá concentrarse en el negocio en cuestión sin ser demasiado formal. Compare su mejor comunicación con un guardarropa informal de negocios en el que no aparece con pantalones de chándal, pero tampoco con un traje de tres piezas. Está enfocado en los resultados que necesita lograr pero con una voz positiva.

#2 – Sea seguro pero no arrogante

En su comunicación, será más efectivo cuando equilibre la confianza con la humildad. Sea claro y tenga un punto de vista, pero también pida información cuando sea apropiado. Con su tono, hágale saber al remitente que tiene sus propias perspectivas, pero que también valora las de ellos, sabiendo que no tiene todas las respuestas.

#3 – Sea conciso pero no cortante

Querrá ir al grano en su comunicación comercial, pero evite ser breve o brusco. Proporcione contexto y no asuma que las personas conocen los antecedentes de su comunicación, a menos que esté seguro de que lo saben. Edite su comunicación antes de enviarla para proporcionar suficientes detalles sin abrumar al lector.

También sé claro sobre lo que estás pidiendo. Considere llegar al punto al principio de su comunicado y luego proporcionar más detalles o antecedentes en la última parte del mensaje.

A veces, lo que no incluyes es tan importante como lo que haces, así que sé selectivo con lo que dices e incluye los elementos más importantes del contenido. Además, no abuse de la palabra escrita. Si una misiva escrita tardará más de cinco minutos en leerse, incluirá más de cinco puntos o requerirá más de cinco andanadas, probablemente sea mejor como una llamada rápida o un intercambio verbal.

#4 – Sea convincente pero no emocional

Cuando se sienta apasionado por un tema o si está enojado o frustrado, tenga especial cuidado con su respuesta. Querrás ser convincente al defender algo cuando la situación sea adecuada, pero evitar estar a la defensiva, emocional o enojado en tu tono. Si se siente especialmente cargado, puede considerar esperar unas horas antes de presionar enviar o incluso dormir antes de lanzar su nota.

#5 – Sea auténtico pero no desatento

Sobre todo, querrá ser usted mismo en su comunicación, al mismo tiempo que está atento a lo que será más impactante para los destinatarios de su comunicación. Para alguien muy orientado a los datos, querrá presentar la evidencia, o para alguien más sensible, puede gastar una oración adicional en una línea de calentamiento. Pero no te excedas y haz asegúrate de ser auténtico. Considere cómo se recibirá su comunicación y cómo al destinatario le gusta escuchar y comprender mejor la información.

Es un milagro

Gran comunicación puede construir relaciones y mejorar su credibilidad, pero enfrenta muchas barreras. Usas una palabra que otra persona interpreta negativamente. Tiene la intención de un tono que el destinatario malinterpreta. Retrasa su respuesta y su colega hace suposiciones incorrectas sobre por qué lo ha hecho. Y con la comunicación escrita, careces de todas las pistas y pistas que no son verbales. Es un poco como un milagro que podamos comunicarnos cuando reflexionas sobre las barreras.

Pero la intencionalidad ayuda. Cuando se tome su tiempo para comunicarse bien, considere a su audiencia y también vuelva a leer y editar, cosechará los beneficios.

Además, cuando eres el destinatario de la comunicación, también puedes darle al remitente el beneficio de la duda: al conocer las barreras, puedes mirar más allá de las palabras literales y escuchar las intenciones positivas.

Intención no es lo mismo que impacto

Ha escuchado que la intención no es igual al impacto y eso es especialmente cierto con la comunicación escrita, la comunicación asincrónica y la comunicación a distancia. Pero vale la pena hacer el esfuerzo para que pueda construir relaciones, desarrollar su credibilidad y tener un éxito brillante en su trabajo.