¿Pueden menos reuniones revertir el abandono silencioso? La investigación dice 'Sí'

La demanda de "reuniones cero" se ha convertido en una moneda de cambio para los empleados que consideran un cambio de trabajo, según un nuevo estudio de la firma de software Otter.ai y la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte. Los participantes informaron tener demasiadas reuniones en sus calendarios, lo que los hace sentir "molestos" y "frustrados".

En otras noticias... el agua es mojado.

Las reuniones internas han sido un área espinosa durante más de una década, pero la influencia ejercida por los empleados en medio de la renuncia masiva debería motivar a los líderes a reexaminar este aspecto de su organización. Como experto en el lugar de trabajo con varios libros y un TED talk En cuanto a la simplificación, “cero reuniones” ha sido mi grito de guerra durante años.

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A través del proceso de investigación Por qué Simple Wins, encontré que la complejidad del lugar de trabajo se origina en dos fuentes: la propia organización y empleados individuales. La complejidad organizacional se relaciona con las regulaciones de la industria, así como con la cantidad de personas, pasos, decisiones y puntos de datos necesarios para hacer algo significativo en su empresa. Por ejemplo, la cantidad de aprobaciones en su proceso de contratación o los requisitos de cumplimiento para administrar datos de consumidores en el Reino Unido o Corea del Sur.

La complejidad individual, por otro lado, se refiere a la burocracia creada por una persona o una sola organización. Un ejemplo del mundo real es ese vicepresidente que celebra una reunión semanal de cinco horas o la unidad de negocios con una habilidad especial para las presentaciones en PowerPoint que contienen más de 200 diapositivas.

En su propia empresa, las reuniones están influenciadas por la cultura organizacional, así como por las personas que las dirigen y asisten. Para eliminar la complejidad de las reuniones que dirige o a las que asiste, responda las siguientes seis afirmaciones con "Consistentemente", "A veces", "Rara vez" o "Nunca".

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1. Paso el 20% o menos de mi tiempo cada semana en reuniones/llamadas improductivas.

2. Opero/animo a mi equipo a operar con la simplificación en mente.

3. Las reuniones que dirijo comienzan y terminan a tiempo.

4. Las reuniones en mi organización tienen un propósito y una agenda claros.

5. Solo las personas esenciales están invitadas a las reuniones a las que asisto.

6. Me siento cómodo rechazando invitaciones a reuniones o delegando la asistencia a otra persona.

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Calcule su total usando la siguiente tarjeta de puntuación para cada respuesta:

· Consistentemente = 0

· A veces = 1 punto

· Rara vez = 2 puntos

· Nunca = 3 puntos

Si contabas 1 a 4 puntos, busque oportunidades para simplificar las reuniones en su organización. En este momento, este aspecto de su día a día es funcional, pero al menos una respuesta de "Nunca" o "Rara vez" está creando complejidad. Examine esa área y corrija el rumbo ahora para evitar la contaminación en otros aspectos del negocio.

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Si su total es 5 a 9 puntos, las reuniones en su organización muestran síntomas de complejidad y, si no se controlan, es probable que se extiendan a otros aspectos de las operaciones. Considere realizar una auditoría de reuniones de inmediato para determinar qué reuniones son valiosas y cuáles deben arrojarse a un lago de fuego.

Si anotaste 10 a 14 puntos, las reuniones son una fuente importante de complejidad. Es probable que el problema vaya más allá de su organización y se extienda a toda la empresa. Dado que la complejidad afecta a todo, desde las reuniones de estado y las sesiones de lluvia de ideas hasta la planificación y la toma de decisiones, es de suponer que su empresa esté atascada en la primera marcha en múltiples frentes.

Finalmente, si calculaste una suma de 15 o más, las reuniones han alcanzado niveles peligrosos de complejidad. Aunque los recursos de la empresa se están desperdiciando a un ritmo alarmante, los empleados han aceptado el statu quo. Las personas se resignan a una mentalidad de renuncia silenciosa o intentan activamente sabotear a los agentes de cambio. De cualquier manera, el estado de sus reuniones requiere atención inmediata.

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Ahora, comparta las seis declaraciones y el diagnóstico con sus equipos y pídales que generen las razones probables por las que la complejidad ha secuestrado las reuniones, y ofrezca ideas para simplificar. Programe una sesión para discutir tanto las razones como las soluciones, que deben capturarse en una pizarra.

Después de debatir la viabilidad de las soluciones, vote cuáles tres implementar de inmediato, y hágalo. Los ejemplos de soluciones pueden incluir "limitar las reuniones a ocho asistentes o menos" o "todas las invitaciones a reuniones deben incluir una agenda" y "comprometerse a tener viernes sin reuniones". Para evitar un regreso a la normalidad, considere crear un mantra de reunión con estas expectativas y compartirlo con toda la empresa.

Si necesita validar este nuevo enfoque para el negocio más grande, incluya un recordatorio de que las reuniones son costosas. Reducir o eliminar las reuniones innecesarias no solo mejorará la moral de los empleados y aumentará la retención, sino que también ayuda a las organizaciones a reducir drásticamente los costos. Para empresas de 100 empleados, el ahorro ronda los $2.5M al año y para empresas de 5000, la cifra aumenta a más de $100M.

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Examinar cómo se llevan a cabo las reuniones en su organización, y eliminar aquellas que han dejado de ser útiles, puede ayudar a retener a los empleados y dirigir el negocio hacia una mayor productividad. Anime a su equipo a rechazar cualquier reunión sin un propósito claro, una persona que tome las decisiones o una agenda y recompense a los empleados que demuestren valentía de manera consistente en esta área. Continúe cuestionando nuevas reuniones y agilizando las reuniones actuales y será testigo de un cambio desde dejar de fumar en silencio hacia una forma más inteligente y sencilla de trabajar.